#E95E0D
#002642

De reis van Philips naar IBCS

In 2011 zijn we begonnen met een meerjarig initiatief voor bedrijfstransformatie, genaamdAccelerate! om ons nieuwe bedrijfsmodel te implementeren, waarbij we ernaar streefden om door middel van standaardisatie veel efficiënter te werken. We merkten dat iedereen in het bedrijf een eigen versie van de waarheid had, door middel van eigen grafieken en tabellen, in hun “eigen” Excel-bestanden.

Driving your business with passion

Hoe Philips betrokken raakte bij IBCS

Door Jurgen Faisst en Nina Michels-Kim, CMA

U kent het probleem:
Kies een set van 10 rapporten van uw bedrijf en u vindt 10 verschillende manieren om de informatie te presenteren. Sommige rapporten zetten het bericht op de eerste plaats, andere op het einde, en weer andere hebben helemaal geen bericht. Sommige rapporten specificeren de inhoud niet, terwijl andere overladen zijn met beschrijvingen. Veel rapporten bevatten geen verklarende woordenlijst met geaccepteerde definities en afkortingen van de belangrijkste prestatie-indicatoren.

Als je bijvoorbeeld kijkt naar de notatie van valuta, vind je veel verschillende manieren om “in duizend euro” uit te drukken. Lettertypes en kleuren? Ze zijn vaak afhankelijk van de persoonlijke smaak van degene die het rapport heeft samengesteld. De breedte van de kolommen in de tabellen, het aantal cijfers dat wordt gebruikt om waarden weer te geven, het gebruik van rasterlijnen: Ze zijn overal te vinden. Zelfs de keuze van de grafiektypes lijkt willekeurig te zijn: Sommige mensen houden van taarten; anderen geven de voorkeur aan staven of lijnen.

Om een lang verhaal kort te maken, is er meestal geen standaard beleid voor het conceptuele en visuele ontwerp van rapporten – vaak zelfs niet binnen hetzelfde bedrijf, laat staan een wereldwijd geaccepteerde intercompany standaard.

Philips, de in Nederland gevestigde wereldspeler in de gezondheidszorg, de levensstijl van de consument en de verlichtingstechnologie, begon deze situatie te verbeteren in het kader van zijn meerjarig veranderings- en prestatieprogramma Accelerate!, dat in de hele organisatie wordt geïmplementeerd om waardecreatie te stimuleren en de groei te versnellen

Interview

Maurice Verhagen, hoofd Reporting Services.
Mauriceis verantwoordelijk voor het concept en de uitrol van de verslaggevingsstandaarden bij Philips.
Verhagen sprak onlangs met Jürgen Faisst, directeur van de International Business Communication Standards Association (IBCS®; www.ibcs-a.org), over verslaglegging bij Philips, de implementatie van de IBCS, de behaalde voordelen, en zijn aanbevelingen voor lezers van Strategic Finance.

Jürgen Faisst:
Wanneer en waarom bent u begonnen met het evalueren van nieuwe concepten voor het ontwerpen van zakelijke rapporten en presentaties?

Maurice Verhagen: 
In 2011 zijn we begonnen met een meerjarig initiatief voor bedrijfstransformatie, genaamdAccelerate!, om ons nieuwe bedrijfsmodel te implementeren, waarbij we ernaar streefden om door middel van standaardisatie veel efficiënter te werken. We merkten dat iedereen in het bedrijf een eigen versie van de waarheid had, door middel van eigen grafieken en tabellen, in hun “eigen” Excel-bestanden.

Faisst:
Hoe bent u te weten gekomen over IBCS?

Verhagen:
Ik werkte nauw samen met Eric Lenhard, een hoofdadviseur van het kantoor van de Boston Consulting Group in München, die het concept kende van zijn ervaringen met andere Duitse klanten.

Het was zeer inspirerend om te zien hoe Rolf Hichert, de initiatiefnemer van IBCS, grote visualisatieconcepten van Edward Tufte en Stephen Few heeft overgenomen en deze heeft vertaald naar “hands on” richtlijnen die direct kunnen worden toegepast op elk bedrijfsrapport. Echt, de praktijk maakte het verschil.

Faisst:
Wat bracht je ertoe om door te gaan met IBCS? Met andere woorden, welke kenmerken van de standaarden spraken u aan?

Verhagen:
Aan het eind van 2013 vroeg ik Rolf of hij geïnteresseerd was in het organiseren van verschillende informatiesessies bij Philips om het algemene bewustzijn van het maken van betere managementrapportages te vergroten. Dit begon als een “casual” evenement, dat alleen werd aangekondigd via ons interne social media-platform, maar de tractie die het kreeg overtrof ieders verwachtingen. We moesten een grotere locatie vinden en twee extra sessies organiseren; we hadden momentum! Daarna ging het snel. De SUCCESS standaard poster van de IBCS Association dook op in vele gebouwen en verdiepingen, en het ging viraal. (Zie figuur 1 voor een volledige beschrijving van de SUCCESS-formule.)

Faisst:
Hoe heeft u dan uw kennis van de SUCCESS-formule verdiept?

Verhagen:
We hebben contact opgenomen met verschillende andere bedrijven waar IBCS al is geïmplementeerd om te leren van hun ervaringen en de uitdagingen bij de implementatie van de standaarden te begrijpen. We kregen waardevolle input van T-Mobile, de Duitse Bundesagentur (het federale arbeidsbureau) en de interne financiële afdeling van SAP. Het was geweldig om een dergelijk netwerk van professionals aan te boren.

Implementering IBCS neemt een bedrijfsdorp

Faisst:
Philips is een multinationaal conglomeraat met meer dan 100.000 medewerkers. Ik kan me voorstellen dat het implementeren van rapportagestandaarden in zo’n organisatie een vrij complexe taak is.

Verhagen:
Ja en nee. Aan de ene kant was het geweldig om de eerste tractie te zien die het kreeg nadat Rolf Hichert de eerste in-company lezing gaf. De early adopters sprongen vervolgens op de bandwagon en er kwamen op veel plaatsen bewijspunten tevoorschijn. Vanzelfsprekend was er ook enige weerstand tegen het concept, omdat het al vele verslagen beïnvloedde. We hebben elke weerstand aangepakt door met belanghebbenden te praten om het algemene bewustzijn te vergroten. We hebben ook een extra buy-in verkregen door de feedback serieus te nemen en updates van de Philips Reporting Standard te publiceren, waarmee we intern naar IBCS verwijzen.

 

 

 

 

 

 

Faisst:
Was er een specifieke mijlpaal op uw reis waarbij u zich realiseerde dat de IBCS-implementatie zou slagen?

Verhagen:
Ja, de doorbraak kwam op het moment dat we de CFO van de Groep op dat moment bereikten en verschillende “voor” en “na” versies van bestaande Finance-rapporten demonstreerden. Deze bewijspunten waren zo overtuigend dat hij zich meteen in het verhaal heeft ingekocht en dit heeft onderschreven als de officiële Philips Reporting Standard. Vanaf die dag was er weinig meer “uitdaging”, en de adoptie verliep soepel.

Faisst:
Met IBCS had je een bewezen concept, en met je CFO kreeg je sterke managementsponsoring. Maar hoe zit het met de technologie? Had u de juiste tools om rapporten te maken die voldoen aan IBCS?

Verhagen:
In het begin hadden we niet veel technologische opties beschikbaar, dus zijn we begonnen met het publiceren van een Excel add-on, die de belangrijkste kenmerken van IBCS aan de volledige ledengemeenschap van Philips gaf. Op basis daarvan hebben we de eerste bewijspunten ingeschakeld. Later kregen we Graphomate, een add-on voor SAP BusinessObjects, en trueChart, een add-on voor QlikView, om onze IBCS-implementatie verder te versnellen.

De voortgang beoordelen

Faisst:
Waar ben je vandaag op reis? Welke mate van penetratie/succes heb je tot nu toe bereikt?

Verhagen:
We hebben de hoogste dekking in het Finance-domein, maar hebben ook een aanzienlijke voetafdruk in andere domeinen, zoals Digital Marketing, Supply Chain Management en Product Creation/Innovation. De wijdverspreide toepassing in de gehele waardeketen laat zien dat het concept multi-inzetbaar is en niet alleen bedoeld is voor de financiële rapportages. Dit was een grote en onverwachte ontdekking op onze reis.

In termen van bereik was het verst dat we enkele aspecten van IBCS in ons jaarverslag over 2015 hebben weerspiegeld. Dat had ik nooit verwacht toen we met dit initiatief begonnen.

Faisst:
Welke andere voordelen zijn uw investering in de implementatie van IBCS waard geweest?

Verhagen: 
IBCS is voor ons een grote versneller geweest om onze zakelijke inzichten naar een hoger niveau te tillen. Eerst en vooral komt de consument van het rapport veel sneller tot de essentie van de informatie, wat op zijn beurt helpt om onze tijd om beslissingen te nemen te verkorten. Maar de echte productiviteitswinst zit in het maken van het rapport. In het verleden werden mensen meegesleept in het vormgeven van allerlei rapportindelingen, en nu zijn ze duidelijk en voorgedefinieerd. Rapportmakers kunnen zich richten op het bieden van zinvolle inzichten en verliezen geen tijd meer met het uitzoeken wat de beste visualisatie zou zijn.

Faisst:
Wat raadt u de lezers van Strategic Finance aan die bereid zijn om met IBCS in zee te gaan?

Verhagen:
Ik zou het gebruik van IBCS in een kleine instelling testen: Leer, experimenteer en creëer wat bewijspunten in uw bedrijfsomgeving. Dit is een belangrijke eerste stap omdat het u in staat stelt om tractie te krijgen met een eerste groep enthousiastelingen in het bedrijf; zij zetten de “beweging” in gang. Ten tweede, zodra de beweging op gang komt, communiceer dan de tastbare resultaten naar een grotere gemeenschap om extra “customer pull” te krijgen. Tot slot, verkrijg uitvoerende steun om het echt goedgekeurd te krijgen en het te laten blijven hangen in de hele organisatie.

Stay up to date
De reis van Philips naar IBCS
In 2011 zijn we begonnen met een meerjarig initiatief voor bedrijfstransformatie, genaamdAccelerate! om ons nieuwe bedrijfsmodel te implementeren, waarbij we ernaar streefden om door middel van standaardisatie veel efficiënter te werken. We merkten dat iedereen in het bedrijf een eigen versie van de waarheid had, door middel van eigen grafieken en tabellen, in hun "eigen" Excel-bestanden.
Pas uw SAP BW en SAP BO aan
Wanneer medewerkers in uw organisatie autorisatie nodig hebben voor SAP BW en SAP BO, dienen de autorisatieopdrachten in beide tools te worden uitgevoerd. Wanneer u dit voor sommige gebruikers moet doen, is het werk beperkt. Als u echter voor veel gebruikers een verzoek ontvangt, zou het prettig zijn als dit proces vereenvoudigd kan worden.
De “inzichten” van SAC Smart
Zou het niet geweldig zijn om een tool te hebben die klaar staat om onze harde zoekopdrachten naar correlaties uit te voeren en met de helderste inzichten te komen die er zijn? Nou, SAP stelt dat de Smart Discovery add on van SAP Analytics Cloud (SAC) zo'n innovatie is. Maar is het echt zo? Zijn die analyses wel van hoge kwaliteit? Ik stelde dat graag op de proef.
NL

Driving your business with passion

Inschrijven training

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Sed semper fringilla urna vitae tincidunt. Mauris at turpis sed lacus sollicitudin iaculis ac et libero. Morbi at condimentum purus. Donec in ante nunc. Duis sapien dolor, semper tincidunt ullamcorper pharetra, fermentum non magna. Nulla a erat iaculis, venenatis augue in, ultricies enim. In molestie gravida enim non convallis. Ut nibh mi,

aliquet sodales tempor eu, eleifend a augue. Mauris id tortor nibh. Sed iaculis erat porta viverra lacinia. Mauris ut tempor lorem. Donec iaculis sem mauris, at hendrerit velit mattis quis. Donec pretium lacus non turpis rutrum, et rhoncus est lobortis. Maecenas euismod sagittis convallis. In lobortis risus tincidunt, cursus ante eget, mollis m

Inschrijven training: De reis van Philips naar IBCS